شاید بتوان وایتهد فیلسوف انگلیسی تبار(1861-1947) را اولین کسی دانست که مفهوم فراموشی سازمانیرا به زبان فلسفی بیان کرد. وی که واضع فلسفه فرایندی است اعتقاد داشت دنیا به صورت یک شبکه از روابط متعامل و بهم پیوسته رفتار میکند و حقیقت، چیزی بجز یک سلسله رویداد‌های متوالی و مرتبط به هم نیست. این جمله از اوست که " دانشی که نتواند اندیشه‌های پیشینیان خود را فراموش کند، گم گشته خواهد ماند". از این رو او اولین اندیشمندی است که، فراموشی اندیشه‌های قبلی را مقدمه لازم برای یادگیری بعدی دانش قلمداد کرده است.
در سال 1981 هد برگمقاله ای منتشر کرد که عنوان آن را " چگونه سازمان ها یاد میگیرند و فراموش میکنند " انتخاب کرده بود، و از این تاریخ اصطلاح فراموشی سازمانی به صراحت در متون مدیریت و یادگیری به کار گرفته شد.
هولان و همکارانش( 2004)برای تعریف فراموشی سازمانیآن را مقابل یادگیری سازمانی قرار داده اند. به زعم آنان اگر بپذیریم که یادگیری سازمانی افزودن دانش به ذخیره علمی‌و تخصصی سازمان است، فراموشی سازمانی، عملی معکوس بوده و خارج کردن یا کنار نهادن دانش کهنه از مجموعه دانش سازمان میباشد. بر اساس این تعریف همان گونه که آدمیان عادت قبلی رفتاری خود را کنار نگذراند نمی‌توانند شیوه جدید رفتاری را پیش گیرند، سازمان‌ها نیز باید یادگیری پیشین را فراموش کنند تا بتوانند یادگیری تازه‌‌‌ای را جایگزین آن سازند. این مفهوم را "فراموشی سازمانی"نام نهاده اند .
به زعم تام پیترز (1997) فراموشی سازمانی، پاک کن اطلاعات زائد حافظه سازمانی است. وی در کتاب خود تحت عنوان "حلقه نوآوری" جمله‌‌‌ای پر معنی دارد که می‌گوید: "شما نمی‌توانید بدون پاک کن زندگی کنید". در ادامه اشاره میکند که مهم تر از یادگیری در سازمان، پاک کردن آموخته‌های قبلی و فراموشی است. همان گونه که انسان‌ها عاقلانه فراموش میکند، سازمان‌ها نیز باید با برنامه فراموش کنند. اریک تی سانگ ( 2008 ) فراموشی سازمانیرا ترک رویه‌های قدیمی‌میداند تا راهی برای رویه‌های جدید ایجاد شود. کرانس دوف فراموشی سازمانی را به طور اساسی، ناتوانی در منفعت بردن از دانش و تجارب گذشته سازمان می داند . به بیان دیگر، فراموشی سازمانی، شکست سازمان در بهره برداری از یادگیری هایی است که در گذشته اتفاق افتاده است.
باید توجه داشت فراموشی سازمانی، ناتوانی در یادگیری موضوعات سازمانی نیست، بلکه فراموشی، فرآیندی است که پس از یادگیری اتفاق می افتد . این بدان مفهوم است که یک سازمان، ابتدا دانش را یاد گرفته و پس از آن، آگاهانه و یا ناآگاهانه آن را فراموش می کند . فراموشی سازمانی، پیامد مجموعه اقدامات درون سازمانی و برون سازمانی است که در آن، یک سازمان آگاهانه و یا ناآگاهانه بخشی از دانش موجود سازمان را از دست می دهد . این دانش دربرگیرنده مواردی همچون مهارت ها، روش ها، فرآیندها، تجربیات، مستندات و تکنیک های مورد استفاده در سازمان است .
فراموشی سازمانی پیامد مجموعه اقداماتی است که می تواند ریشه در اقدامات و تصمیم ه ای درون سازمانی و یا برون سازمانی داشته باشد . سازمان ها باید به صورت نظام مند، آگاهانه و برنامه ریزی شده به فراموشی سازمانی نگاه کنند تا در نهایت به نتایج مثبتی دست یابند .فراموشی سازمانی در بسیاری از اوقات هزینه های زیادی را بر سازمان تحمیل می کند و بسیاری از کشورهای دنیا سالانه منابع زیادی جهت کسب دانش و اطلاعات هزینه می کنند .
مهمترین موضوعی که ساز مان را به سمت فراموشی سوق می دهد، ناتوانی در کسب و انتشار یادگیری در سازمان می باشد . عدم به کارگیری دانش حاصل از یادگیری، ناتوانی شرکت در کدگذاری و مستندسازی دانش و نداشتن انگیزش برای تسهیم آن، مهم ترین عامل فراموشی دانش در شرکت هاست.
فراموشی سازمانی بر عکس یادگیری سازمانی که به ذخیره دانش سازمانی می افزاید موجب کاهش و از دست دادن دانش سازمانی می شود .
انواع فراموشی سازمانی
فراموشی سازمانیپدیده‌‌‌ای مهم و حیاتی است که به خوبی درک نشده و همانند یادگیری ساده نیست. فراموشی به دو طبقه کلی قابل تقسیم است: فراموشی تصادفی (غیرهدفمند) که زیان آور بوده و فراموشی هدفمند (با قصد و نیت) که میتواند سودمند باشد در هر دو صورت فراموشی سازمانی بر رقابت پذیری یک سازمان مؤثر است.
به عبارتی دیگر در حالی که کوتاهی و قصور در به یادآوردن نوعی از دانش (فراموشی تصادفی) میتواند به رقابت پذیری زیان وارد کند، از طرفی دیگر، فراموشی عمدی و همراه با نیت (فراموشی هدفمند) نوعی یادگیری است که به واقع باید از آن حمایت کرد . بنابراین کسب و کار‌ها علاوه بر یادگیری نیازمند مدیریت فرایندهایی است که اطمینان حاصل کند از فراموش کردن آن نوع دانشی که باید کنار گذاشته شود و فراموش نکردن دانشی که باید نگهداشته شود.
هولان و همکاران ( 2004 ) برای توصیف فراموشی سازمانی، درصدد پیوند بین روش فراموشی و نیز نوع دانش فراموششده میباشد سازمان در بسیاری از موارد دانش و مهارتهای فعلی خود را به صورت آگاهانه و ناآگاهانه فراموش میکند، و گاهی اوقات، دانش نوورود به سازمان به صورت آگاهانه یا ناآگاهانه فراموش میشود. دانش نوورود اشاره به دانشی است که بر اثر خلاقیت و نوآوری کارکنان در سازمان ایجاد شده و یا از بیرون به سازمان منتقل گردیدهاست. بنابر این فراموشی سازمانیرا می‌توان در دو بعد دسته بندی کرد:
فراموشی عمدی یا برنامه ریزی شده و فراموشی سهوی یا تصادفی.
فراموشی برنامه ریزی شده بوسیله مدیران سازمان اعمال می‌گردد و در اغلب موارد معطوف به یادگیری‌هایی است که موجب کاهش بهرهوری در سازمان میشود. به عنوان مثال روش‌های قدیمی‌که دیگر کاربردی مفید در سازمان ندارند باید فراموش شودومسئولان سازمان طبق برنامه‌‌‌ای با سازوکار‌های تشویقی و ترغیبی ویا کنترل و نظارت میکوشند تا کارکنان را از روش قبلی بازداشته و روش‌های جدید را در سازمان متداول نمایند.
فراموشی سهوی یا تصادفی و غیر برنامه ای، حاصل سرشت نسیان پذیری ذهن انسان‌هاست. این نوع فراموشی زمانی رخ می‌دهد که کارکنان به علت سختی روش‌های کار یا عدم وجود نظام انگیزشی و نظارتی موثر در سازمان بتدریج روش کار مورد نظر را فراموش میکنند. در اغلب موارد این نوع فراموشی به نفع سازمان نبوده و برنامه‌های سازمانی دچار اختلال میشود.
آزمی‌فراموشی را به دو شکل برنامه ریزی شده و برنامه ریزی نشدهتقسیم میکند که در آن اطلاعات و دانش موجود در سازمان کنار گذاشته میشود از طرفی دیگر فراموشی برنامه ریزی نشده عملی انفعالی و غیر ارادی است که اطلاعات و دانش حیاتی سازمان فراموش میشود او از طرف دیگر به پیامدهای فراموشی توجه کرده و این پیامدها را در قالب مثبت و منفی طبقه بندی کرده است.
دی‌هالن فراموشی سازمانیرا به گونه‌‌‌ای دیگر طبقه بندی میکند او برای فراموشی سازمانیدر صدد پیوند بین روش فراموشی و نیز نوع دانش فراموش شده میباشد. بعد اول تفاوت بین فراموشی آگاهانه و ناآگاهانهرا نشان می‌دهد و بعد دوم به منبع دانشاشاره میکند.
آزمی‌با ترکیب دو عامل (روش فراموشی و پیامدهای فراموشی) فراموشی سازمانیرا درچهار حالت توصیف کرده است:
غفلت،در این حالت سازمان به صورت برنامه ریزی نشده، داده‌ها اطلاعات دانش و مهارت خود را به سبب غفلت از دست می‌دهد و این از دست دادن منجر به پیامدهای ناخواسته و منفی برای سازمان می‌گردد. بسیاری از سازمان‌ها به واسطه کمبود مراقبت، غفلت و کوتاه اندیشی مدیران به این حالت گرفتار شده و اطلاعات حیاتی سازمان خود را از دست می‌دهند.
خرابکاری،این حالت از فراموشی زمانی اتفاق می‌افتد که سازمان به شکل برنامه ریزی شده بخشی از داده‌ها و دانش خود را فراموش میکند ولی این فراموشی منجر به اثرات منفی بر روی عملکرد سازمان می‌گردد. از دست دادن این داده‌ها اطلاعات و دانش، سازمان را در محیط رقابت ناتوان میکند آسیب به جایگاه رقابتی میتواند ناشی از برنامه ریزی‌های برون سازمانی نیز صورت پذیرد عملیاتی شبیه هک کردن اطلاعات و خرابکاریهای اطلاعاتی نمونه‌هایی از این حالت است.
اضمحلال،این حالت از فراموشی در سازمان ناشی از اقدامات برنامه ریزی نشده‌‌‌ای است که پیامدهای مثبتی را برای سازمان به ارمغان می‌آورد همچنان که سازمان‌ها تکامل یافته و رشد میکنند تمایل دارند اطلاعات و برنامه‌های گذشته را که چندان نیازی به آنها نیست فراموش کنند . فراموشی مهارتها و دانش‌های منسوخ شده، نتیجه طبیعی گذر زمان است که نتایج مثبتی را هم به همراه دارد.
یادگیری زدایی،این حالت بیانگر تلاش سازمان در فراموشی یک تجربه تلخ و ناموفق است. در این حالت سازمان با یک تلاش برنامه ریزی شده و آگاهانه، به بازنگری جهت گیریهای استراتژیک خود می‌پردازد و بخشی از دانش خود را برای اثربخشی بیشتر سازمان فراموش میکند. فراموشی در این حالت نتیجه یک راهبرد آگاهانه است تا بدقت، اطلاعاتی که کسب ایجاد نتایج غیر مفید می‌شوند ازبین برده شوند.
به طور خلاصه فراموشی سازمانیبه دو دلیل مهم وظیفه‌‌‌ای حیاتی است:
1) از دست دادن دانش سازمانی میلیونها دلار برای شرکت‌ها هزینه در بر دارد. چرا که دانش از دست رفته به معنای از دست دادن توانایی‌ها و قابلیت‌ها بوده و در پی آن قابلیت رقابت پذیری سازمان را از بین می‌برد . هنگامی‌که یک سازمان خودش را در موقعیتی می‌بیند که قبلاً دانشی داشته و دوباره قصد دارد به آن دست یابد به معنای اتلاف منابع و نوعی دوباره کاری است. در چنین شرایطی نه تنها زمان و پولی که صرف این دانش و مهارتها شده از دست رفته است بلکه هزینه فرصت را نیز به دنبال خواهد داشت.
2) یادگیری سازمانی اغلب به فرایندهای فراموشی سازمانی(فراموشی هدفمند) وابسته است این به آن معنا است که شرکت‌هایی که در خود قصد ایجاد تغییر دارند تنها نیاز به کسب توانایی‌های جدید نداشته بلکه باید دانش قدیمی‌که آنها را در گذشته محدود کرده است نیز فراموش کنند.
ابزار های اعمال فراموشی سازمانی
مدیران برای اعمال فراموشی سازمانی برنامه ریزی شده یا داوطلبانه می توانند از چهار ابزار استفاده کنند : ابزار منابع مالی، رویه های سازمانی، ساختار سازمانی و درک جمعی و ارزشهای مشترک اعضا و سازمان .
- مدیر با حذف منابع مالی، کاهش و افزایش سوق دادن آن به سمت و سوی خاص میتوانند موجبات فراموشی سازمانی را در بخش معینی از سازمان یا در بخش خاصی از فعالیتهای سازمان فراهم آورند .
- با تغییر رویه ها و دستورالعمل های سازمانی هم می توان فراموشی را تسریع یا متوقف نمود .
- ساختار سازمانی که نشانگر توزیع مسئولیت ها و وظایف افراد سازمان می باشد نیز میتواند به عنوان ابزار تحقق فراموشی سازمانی از طریق قدرت دادن به یک بخش و یا کاهش قدرت مورد استفاده قرار گیرد .
- نهایتا ارزش های نهادینه شده در سازمان که به دانش موجود قداست می بخشد باید تغییر کند تا فراموشی آن دسته از فعالیت ها که بر این ارزش ها استوارند ممکن گردد، که البته کاری دشوار و در برخی موارد غیر ممکن است.
منابع
- امیرخانی، طیبه؛ دهقان ،فریبا؛ عبدالملکی، مریم. 1394 . سبک رهبری و فراموشی سازمانی : مطالعه تأثیر رهبری خدمتگزار بر فراموشی سازمانی هدفمند و ناآگاهانه، چشم انداز مدیریت دولتیشماره 22 تابستان 1394 ص ص 155 – 129
-جلالی، رضا؛ خسروانی، فرزانه.1389 . فراموشی سازمانی؛ چالش مهم مدیران در عصر جدید کسب و کار، پژوهش نامه مدیریت تحول، سال دوم، شمارة 4 .
- اسماعیلی ، محمود رضا؛ محمدیاری، زهره؛ موسوی چشمه کبودی، کیوان. 1395 . نقش هوش سازمانی بر فراموشی سازمانی هدفمند، فصلنامه مطالعات منابع انسانی،سال ششم، شماره بیست و دو ، صص45-70
- محمد اسماعیل، صدیقه؛ سید وکیلی، سیده ریحانه .1397. تاثیر فراموشی سازمانیبر استقرار مدیریت دانش، فصلنامه علمی- پژوهشی مطالعات مدیریت(بهبود و تحول)، سال بیست وهفتم، شماره 89،صص 39 – 71.